A internet é indiscutivelmente a melhor ferramenta para os negócios desde o advento do telefone. No entanto, ela não está isenta de problemas e pode facilmente servir de distração, reduzindo a eficiência das equipes e trazendo riscos para as organizações. Diante disso, é essencial controlar o uso e o consumo de internet na sua empresa, afinal, trata-se de um recurso que precisa ser bem-utilizado para que produza os resultados que se deseja.
Quase todos os funcionários que têm acesso à internet, pelo menos ocasionalmente, a utilizam para assuntos pessoais. Isso é praticamente inevitável! No entanto, o uso inadequado da internet pode se tornar excessivo, fazendo com que a produtividade dos funcionários diminua consideravelmente, trazendo, ainda, riscos desnecessários para as corporações. Por isso, fizemos este post para que você entenda melhor o processo de monitoramento do uso da internet. Confira!
O que monitorar e controlar no consumo de internet?
Pode ser útil usar um monitoramento para ver quais URLs os membros da equipe ou time de freelancers abrem. Por exemplo, se eles estão passando a maior parte do tempo navegando em sites de compras on-line, você pode estar certo de que não estão realizando suas tarefas adequadamente — a não ser que eles sejam da equipe de compras, é claro.
Portanto, fique atento, pois algumas funções tornam o monitoramento de rede problemático. Digamos que você contratou um gerente de mídia social — nesse caso, se você percebe que ele sempre está acessando Facebook, Instagram e Pinterest, isso não deveria levantar nenhuma suspeita. Ainda assim, é preciso verificar se esse profissional está sendo produtivo.
Por isso, mapeamos as formas mais populares que os colaboradores usam para passar tempo indevidamente na internet:
- usando serviços de mensagens instantâneas e aplicativos para enviar mensagens a seus amigos, familiares ou, até mesmo, colegas de trabalho em assuntos pessoais;
- jogando online;
- enviando e-mails pessoais;
- fazendo compras on-line;
- usando redes sociais para fazer postagens e verificar notícias;
- navegando em sites de entretenimento.
O que avaliar no consumo de internet da empresa?
Ao monitorar como seus funcionários fazem uso da internet, é importante saber o que avaliar nessa hora. Existem vários itens que podem ser observados.
Histórico do navegador
Qualquer navegador de internet ativo deixa rastros muito visíveis na forma de arquivos e cookies temporários, mesmo quando o navegador está em modo privado. Além disso, é possível utilizar ferramentas mais simples, uma vez que todo navegador registra o histórico de usuários por padrão.
Ao verificar os navegadores dos seus funcionários, é muito fácil ver como eles usam a internet. No entanto, se os colaboradores tiverem o mínimo de conhecimento em TI, eles saberão excluir esses dados rapidamente sem deixar vestígios. Além disso, fazer esse trabalho em cada máquina não é uma tarefa fácil.
Tráfego da rede
Você pode descobrir exatamente quando e quais sites são visitados ao monitorar o tráfego dentro da sua rede. A maneira mais simples de fazer isso é utilizar um firewall ou um proxy — que permite criar uma política de segurança digital para bloqueio de determinados sites de forma categorizada baseado no cargo ou função do usuário.
A única limitação dessa solução é que, para usuários que utilizam dispositivos móveis e notebooks, a politica de segurança de bloqueio deixa de existir quando estiverem fora do perímetro da empresa. Assim, não é possível mensurar o que o funcionário faz fora da empresa, podendo inclusive colocar em risco as informações sensíveis que encontram-se nesses dispositivos.
Tráfego da Máquina
Uma das formas mais eficientes de manter um monitoramento da navegação dos usuários é utilizar softwares que implementam o controle diretamente por meio de agentes instalados em cada uma das máquinas. Isso permite que as políticas globais de navegação web das empresas estejam presentes mesmo quando o usuário está trabalhando remotamente.
Por que monitorar o consumo de internet?
Certos usos que os funcionários fazem da internet podem ter implicações que vão muito além da redução de produtividade. O uso incorreto da internet pode levar a danos financeiros e, até mesmo, tornar a empresa alvo de uma ação judicial.
Uso indevido de dados
Os funcionários podem usar dados sensíveis de vários jeitos, como compartilhá-lo com alguém ou enviar acidentalmente um e-mail para a pessoa errada. Tais ações podem resultar em vazamentos de dados potencialmente muito caros para remediar.
Malwares
Ao navegar em alguns sites não relacionados ao trabalho, os funcionários geralmente abrem suas próprias estações de trabalho para a ação de software mal-intencionado. Esse malware pode comprometer toda a infraestrutura da rede da empresa e interromper o processo de trabalho.
Conteúdo ilegal
Alguns funcionários podem baixar conteúdo ilegal, como software e arquivos piratas ou, em casos extremos, pornografia. Imagine o desgaste caso sua empresa passe por uma investigação para encontrar um colaborador que tenha acessado conteúdo de pedofilia.
Devemos realizar bloqueios da navegação? Qual a melhor política a ser usada?
A melhor política deve ser um equilíbrio entre o bloqueio da navegação e o monitoramento de rede. Por quê? Sistemas de bloqueio muito abrangentes acabam impedindo o acesso a algumas páginas necessárias para o próprio trabalho dos colaboradores. Por isso, recomendamos que você invista em um sistema que permita tanto o bloqueio manual de páginas quanto o bloqueio automático.
Assim, desde o início, você pode monitorar a rede antes de iniciar sua política de bloqueios. Vamos a um exemplo: talvez seus funcionários acessem as redes sociais somente em alguns raros momentos e esse tempo seja até positivo para a produtividade, pois os ajuda a descansar um pouco das tarefas repetitivas. Porém, se houver um excesso de uso dessas redes, considera-se melhor realizar o bloqueio.
Entretanto, essa tarefa pode se complicar, uma vez que muitas empresas utilizam as redes sociais como forma de interação com o cliente. Então, não é possível bloquear esse tipo de conteúdo. Desse modo, o monitoramento pode ajudar a perceber se há algum funcionário abusando da liberdade permitida por você.
Portanto, monitorar o consumo de internet na empresa se torna algo imprescindível para manter a produtividade dos funcionários. Além disso, essa ação permite um corte nos gastos e uma melhor visualização dos seus gastos com TI. Assim, você obtém um panorama interessante que pode nortear suas ações futuras.
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