O acesso à informação dentro de uma empresa pode ser dividido em duas vertentes: informações internas (com autonomia para fazer compras e outras operações) e navegação na internet. Hoje em dia, com a web, é como se tivéssemos o mundo nas mãos.
Entretanto, os profissionais podem acabar se dedicando a atividades pessoais durante o expediente, perdendo o foco e comprometendo a produtividade. E não é só isso: o acesso indiscriminado a conteúdos da companhia pode fazer com que compras e pagamentos sejam autorizados pela mesma pessoa, por exemplo.
Também há empresas que não cancelam o acesso de funcionários que já foram desligados, aumentando o risco de vazamento de informações confidenciais. É por isso que o ideal é cada um poder acessar somente a etapa que o cabe
Diante desse dilema, o melhor a se fazer é restringir o acesso à informação. Dessa forma, o trabalho não fica comprometido nem pelo excesso e nem pela falta de conteúdo. Se você ainda tem dúvidas, listamos 6 vantagens que o controle de acesso à informação pode proporcionar a um negócio. Acompanhe!
Vantagens do controle de acesso à internet
1. Foco
O acesso irrestrito à internet pode fazer com que o funcionário receba uma notificação de alguma rede social pessoal enquanto desempenha uma tarefa importante no trabalho. A tentação de clicar será grande e poderá levá-lo a passar algum tempo na rede.
Quando volta ao “mundo real”, o tempo já passou e ele não se lembra exatamente onde parou ou qual é o caminho a ser seguido para a conclusão da tarefa. Manter-se focado no trabalho é uma importante premissa para reduzir a margem de erro e otimizar os resultados.
2. Proteção
A internet é cheia de vírus e softwares mal-intencionados. O acesso total à rede deixa as máquinas da empresa suscetíveis a essas ameaças. E elas normalmente não se encontram em sites de conteúdos relacionados a assuntos do trabalho.
É por isso que acessar páginas com conteúdos relacionados a interesses pessoais pode fazer com que o computador seja infectado. Além de causar transtornos, pela necessidade de conserto, informações confidenciais ainda podem ser roubadas por hackers.
3. Produtividade
Não precisamos nem dizer que perder tempo com assuntos pessoais compromete a produtividade de toda a equipe, pois as horas gastas nessas atividades fazem com que o trabalho fique acumulado. E, quando se finalmente decide iniciá-lo, os prazos já estão mais apertados.
Pior ainda é quando o colaborador interrompe uma tarefa para dedicar-se a essas distrações. É por isso que o bloqueio no acesso a informações que nada acrescentam à função do trabalhador também contribui para a produtividade, já que ele não terá com o que distrair-se durante o expediente.
Vantagens do controle de acesso aos sistemas corporativos
4. Acesso às informações necessárias
É importante garantir que o acesso aos módulos dos sistemas ocorra de forma correta para cada colaborador. Um funcionário que passou por diversos departamentos não precisa ter acesso a todas as informações dos setores por onde já passou.
Além disso, algumas empresas que não realizam esse controle demoram demais para aprovar senhas de acesso de novos colaboradores, fazendo com que eles sejam impedidos de começar a trabalhar por muito tempo, aguardando essa liberação.
O controle de acesso ao sistema da empresa garante que cada um possa visualizar nada mais nada menos do que as informações das quais necessita para trabalhar.
5. Segurança
O acesso às informações da companhia deve ser levado a sério. Você permitiria que qualquer pessoa visse seus documentos pessoais? Claro que não! Por isso, os dados da empresa devem ser tratadas com a mesma seriedade.
O acesso aos sistemas de gestão requer muita confiança no funcionário. Isso porque, por meio dele, é possível aprovar compras e emitir notas ou uma série de outras funções que impactam na organização como um todo.
Como nem sempre é possível confiar em todas as pessoas, a solução é o controle do acesso. Se uma mesma pessoa consegue emitir pedidos, aprová-los, aprovar o pagamento e dar entrada, ela não precisará da autorização de ninguém para comprar o que quer que seja em nome da empresa.
Já se o funcionário acessa apenas o que cabe ao seu departamento, ele poderá, por exemplo, fazer o pedido, mas dependerá de um colega para aprová-lo, de um terceiro para autorizar o pagamento e de outro para dar entrada. Com tanta gente envolvida, fica mais difícil ocorrerem erros e desvios, concorda?
Outra situação muito comum de ocorrer quando não existe um gerenciamento é que ex-funcionários continuam acessando a plataforma, mesmo muito tempo após o desligamento. Se eles tiverem passado por vários departamentos, continuarão tendo informações sigilosas ao alcance.
Não estamos estimulando a desconfiança, mas não há motivos para que esses dados continuem acessíveis a quem não tem mais nada a ver com o setor (ou com a companhia).
6. Responsabilidade
Muitas informações em tempo real talvez prejudiquem o uso que se faz delas. Dados da empresa devem ser mantidos em sigilo, acessíveis somente ao departamento ao qual são necessários. Já imaginou o que aconteceria com uma empresa em que todos tivessem acesso a informações confidenciais irrestritamente?
Provavelmente, os funcionários não levariam o trabalho tão a sério quanto deveriam. Quando há regras a serem cumpridas e organização no acesso a informações, todos sentem que realmente estão trabalhando em uma empresa séria.
Infelizmente, nem todos têm consciência e autocontrole. Se as informações estão acessíveis, certamente serão consumidas. Entretanto, uma vez criado o hábito de manter-se imerso no trabalho durante o expediente, isso passará a fazer parte da política da companhia — e os novos funcionários se adequarão a tal lógica.
A implantação de ferramentas de controle à informação pode contribuir para a mudança de toda uma cultura organizacional e para a criação de um ambiente realmente corporativo (e produtivo).
Viu só como o controle de acesso à informação é um fator determinante para o sucesso e o crescimento de uma instituição? Percebeu como ele elimina distrações, perdas de tempo e a velha mania de “bisbilhotar” durante o expediente? Se você gostou deste post, compartilhe-o em suas redes sociais!
